Tiedättekö, kun on niitä työpaikkoja, joissa työntekijät tietävät yrityksen menneen, nykyisyyden ja tulevan. Visiot ja missio ovat henkilöstölle kristallinkirkkaat ja jokainen selviää niistä viikoittaisissa pistokokeissa. Kaikki toiminnot läpileikkaavat yrityksen arvojen läpi, eikä niistä tarvitse kinastella. Elämä on auvoisaa, työflow virtaa kuin kirkas vuoristovesi ja yhteinen tavoite siintää edessä kuin Pohjantähti. Kuulostaa hyvältä, eikö?

Ja sitten on niitä työpaikkoja, joissa kyllä pidetään viikko- ja kuukausipalaverit, esimiesten johdolla lusitaan läpi päivittäiset tiimivartit ja johtoryhmäkin viestii viikoittain sähköpostitse. Ja eipäs unohdeta, että se henkilöstölehtikin putoaa postiluukusta neljä kertaa vuodessa. Tietoa vaihdetaan aktiivisesti tupakkatauolla tai kahvinkeittimen äärellä, ja aina silloin tällöin saa toimitusjohtajan vaihdoksesta lukea peräti iltalehdestä. Ja silti voi olla, että kukaan ei tiedä mistään mitään.

Sisäinen viestintä. Se on kyllä jännää hommaa.

Sisäinen viestintä on tiedonkulkua

”Se (sisäinen viestintä) pitää sisällään kaiken organisaatiossa tapahtuvan tiedonkulun.”

Se voi olla hyvinkin virallista tai todella epävirallista, mutta viestintään osallistuvat organisaatiossa kaikki. Siis KAIKKI. Sitä on jokainen lähetetty sähköpostiviesti, Messenger- tai WhatsApp -viesti, palaveri, palaute, henkilöstöpäivä ja johtoryhmän kokous. Sitä on myös jokainen puheenvuoro, aloitelaatikkoon pudotettu viesti, sekä tarkkaan ajoitettu katse tiimipäivässä.

On hyvä tunnistaa, että meidän kaikkien työpaikoilla on niitä virallisia viestinnän kanavia, mutta myöskin niitä ”ei-niin-virallisia”. Molempia tarvitaan, varsinkin epäviralliset kanavat voivat useinkin toimia peilinä yrityksen johdon omalle kehitystyölle ja erinomaisesti sisäisen luotauksen välineenä, mutta puhutaan niistä lisää joskus toiste.

Organisaatio on epäonnistunut, jos työntekijät kuulevat asiasta ensin muualta kuin organisaation johdolta. ”Ilman sisäistä viestintää työntekijät eivät tiedä mitä tehdä, minne mennä tai pahin mahdollinen: ketä uskoa.” Sekava sisäinen viestintä sekoittaa pakkaa ja aiheuttaa hämmennystä ja hälyä. Huono sisäinen viestintä ei aiheuta muuta kuin suunnatonta hatutusta ja miinusta tulokseen.

Sisäinen viestintä on tehokkuutta

Laskin, että jos Kuulussa käytettäisiin jokaisen työntekijän toimesta 20 minuuttia päivässä tiedon etsimiseen, ihmettelyyn tai arvosteluun, maksaisi se vuositasolla palkkakuluina arviolta 50 000 €.  Summa vetää hiljaiseksi. Seuraava ajatus on varmistaa, että tiedonkulku ja prosessit on kunnossa, eikö?

Huonot uutiset ovat, että meillä on paha tapa olettaa asioita. Oletamme, että ihmiset kyllä tietävät ja tajuavat. Osaavat ihan itse ottaa selvää. Mutta mitä jos olettamisen sijaan muistettaisiin kuitenkin, että vastuu sisäisen tiedottamisen määrittelystä on yrityksen johdolla, mutta nykyisessä hektisessä työelämässä on tärkeää ymmärtää, että yrityksessä kaikki viestivät. Tiedonjakaminen ja tiedon saatavuus sekä läpinäkyvyys on yksi yritysten tärkeimpiä kilpailutekijöitä. Ja kuten aiemmin totesin, ei tänä päivänä viestinnän välineistä ole pulaa. Tärkeämpää on valita kulloisenkin viestin välitykseen juuri se sopiva viestintäkanava, kohdennus sekä tarvittava aika. Tilanne- ja tunneälyä unohtamatta.

Hyvät uutiset ovat, että ihanteellisessa maailmassa ja täydellisessä organisaatiossa sisäinen viestintä on suunnitelmallista, jatkuvaa ja aikataulutettua. Jokaiselle viestille olisi oma tarkkaan harkittu kanavansa ja kaiken takana pyörisi viimeistelty strategia, josta kävisi ilmi, että mitä, miksi, milloin, millä välineellä, missä kanavassa, kenelle ja koska.

Teillä homma jo varmaan toimii niin?

No, ei se haittaa. Ei meilläkään.

Mutta ei lakata yrittämästä, eihän?

Jos haluat oppia hyviä käytäntöjä sisäisestä viestinnästä, osallistu Helsingin koulutukseemme.

Ilmoittaudu sisäisen viestinnän koulutukseen 23.11. Helsingissä