Kaikkihan sähköpostia osaavat kirjoittaa, eivätkö osaakin?

Kirjoitamme työpäivämme aikana kymmeniä sähköpostiviestejä ja saatamme vastaanottaa jopa satoja sähköposteja päivässä. Joidenkin asiakkaiden tai työkavereiden kanssa ei tule välttämättä kommunikoitua muuten kuin Skypen, sähköpostin tai erilaisten yhteisöpalvelujen tai sovellusten välityksellä.

Sähköpostia pidetään niin arkisena tapana viestiä, että harva edes mieltää sen kirjoittamiseen liittyvän mitään haasteita. Sähköpostin kirjoittaminenhan ei ole sen kummempaa kuin naputtaa asiansa viestikenttään ja laittaa viesti maailmalle.

Onko sinulle joskus käynyt niin, ettet ole saanut vastausta lähettämääsi sähköpostiin, joka oli mielestäsi todella tärkeä? Entäpä saatko viikoittain sähköposteja, joita on hankala tulkita ja vaivalloista lukea?

Jos vastaat jompaankumpaan kyllä, saatat tarvita vinkkejä työelämän viestintääsi tai olet kohdannut jonkun muun, joka kaipaa niitä.

Sähköposteja ja sometusta

Helsingin Sanomissa ilmestyi 31.5.2018 toimittaja Katarina Malmbergin juttu työpaikkaviestinnän säännöistä. Malmbergin jutussa tuli esille, ettei pelkkä sähköpostiviestinnän osaaminen enää välttämättä riitä, vaan useassa työssä on osattava kirjoittaa erilaisia tekstejä somepäivityksistä blogeihin.

Yhä useammassa yrityksessä näin onkin. Mutta siitä huolimatta sähköpostiviestintä pitää pintansa, ja monen yrityksen asiakasviestinnässä sähköposti on edelleen yksi tärkeimmistä tavoista viestiä yrityksestä ulospäin. Sähköpostitse kulkevat niin tarjoukset, tiedotteet kuin muu viestintäkin.

Oikean sähköpostietiketin hallitseminen on siis tärkeää – muita kanavia ja tekstilajeja unohtamatta tai väheksymättä.

Hihassa kolme ässää

Malmbergin jutussa korostettiin kolmen s:n sääntöä eli sanomaa, selkeyttä ja sävyä. Kun sähköposti on usein ensimmäinen yhteydenotto potentiaaliseen asiakkaaseen tai yhteistyötahoon, myös sähköpostin sanomaan, selkeyteen ja sävyyn kannattaa kiinnittää huomiota.

Pidä siis viestisi sanoma avoimena ja selkeänä. Ammattisanastoa vilisevä viesti aukeaa harvoin vastaanottajalle. Kun viestin sävy on ystävällinen, toivottu sanoma menee todennäköisesti paremmin perille. Unohda sähköpostiviestinnästä myös ironia ja tunnekuohut. Kun nonverbaalinen viestintä puuttuu, väärinymmärryksen riski kasvaa.

Ja ne hymiöt. Mieluummin säästele kuin tuhlaile niitä.

Seitsemän supervinkkiä hyvään sähköpostiviestintään

1. Mieti huolella viestin aihe eli otsikko. Ihmiset, jotka saavat satoja sähköposteja päivässä, saattavat jättää avaamatta viestin, joka on otsikoitu epämääräisesti: Kokous/Hei/Tärkeää.
 Ajattele sähköpostin aiheen olevan kuin uutisen otsikko. Sen tehtävä on herättää lukijan mielenkiinto ja kiteyttää samalla, mistä viestissä on kysymys.

2. Aloita viestisi ystävällisellä tervehdyksellä. Hei! on turvallinen aloitus lähes jokaiseen tilanteeseen. Myös nimen käyttö tervehdyssanan jälkeen tuo persoonaa mukaan. Hei Kirsi! Jos haluat käyttää pilkkua tervehdyksen jälkeen, muista pieni alkukirjain pilkun jälkeen. Hei, ja kiitokset viestistäsi!
 Ystävälle lähetetty viesti alkaa eri tavalla kuin virallinen viesti eli mieti, kenelle kirjoitat.

3. Käytä hyvää ja selkeää kieltä. Kielioppivirheitä vilisevä teksti ei anna vakuuttavaa kuvaa viestin lähettäjästä. Huoliteltu viesti luo hyvän ensivaikutelman koko yrityksestä.
 Käytä apunasi Kielitoimiston ohjepankkia, jos oikeinkirjoitussäännöt eivät ole (vielä) hallussasi.

4. Muista pitää viestisi tarpeeksi lyhyenä ja ytimekkäänä. Sähköposteja luetaan paljon myös mobiilissa, joten harvempi jaksaa lukea kännykällä kilometrinmittaisia maileja.
 Keskity olennaiseen.

5. Kun ajattelet sähköpostin aihetta uutisotsikkona, nosta alkutervehdyksen – ja mahdollisten kuulumisten jälkeen – viestin kärkeen tärkeimmät asiat uutisen tavoin.
 Päätä viestisi aina myös lopputervehdykseen ja halutessasi myös tilanteeseen sopivaan toivotukseen.

6. Tarkista viestisi ennen kuin lähetät sen.
 Viestin ääneen lukeminen voi selkiyttää sanomaa.

7. Pidä mielessäsi hyvät tavat ja ystävällisyys myös sisäisessä viestinnässä – käytittepä yrityksessänne siihen sähköpostia, somekanavia tai erilaisia pikaviestipalveluita.
 Kun tunnistat työpaikkasi viestintätyyliin, et vedä hernettä nenääsi vääristä asioista.