Tiedotuksen tärkeys yritysviestinnässä

Tiedotus on yrityksille tärkeää, jotta yrityksestä, sen tuotteista ja toiminnasta kuullaan. Tiedottaminen tuo myös lisää läpinäkyvyyttä yrityksen toimintaan, on apuna luomassa tietynlaista mielikuvaa yrityksestä ja lisäämässä brändinäkyvyyttä.

Panosta ulkoiseen ja sisäiseen viestintään

Tiedotus- ja suhdetoiminta voidaan jakaa ulkoiseen ja sisäiseen tiedottamiseen. Ulkoisessa tiedottamisessa hoidetaan suhteita yrityksen ulkopuolisiin sidosryhmiin ja mediaan. Sisäisellä suhdetoiminnalla panostetaan yrityksen sisäisiin sidosryhmiin ja sen tavoitteena voi olla myönteisen yrityskuvan luominen, henkilöiden sitouttaminen yritykseen, ilmapiirin parantaminen yrityksessä jne. (Wikipedia)

Kun yrityksessänne tapahtuu jotain, tiedottakaa asiasta sekä yrityksen sisällä että ulkopuolelle. Sisäinen tiedotus on luonteeltaan erilaista kuin ulkoinen, mutta asiakaspalvelun ja työntekijäviihtyvyyden kannalta se on yhtä tärkeä tiedotuksen elementti kuin ulkoinen tiedotuskin. Tiedotuksen tärkeys tiedostetaankin yleensä hyvin, mutta toteuttaminen käytännössä saatetaan hoitaa huonosti.

Yrityksen ulkopuolelle menevä tiedotus voi kohdistua esimerkiksi sidosryhmille tai medialle. Kohderyhmästä riippuen tiedotuksen sisältö ja tyyli vaihtelevat. Jollei yritys tiedota, tuotteet ja palvelut jäävät yleisölle tuntemattomiksi. äli asianne kiinnostaa median seuraajaa, mediassa julkaistut juttunne muistetaan yllättävänkin pitkään, olkoonkin että uutisvirta ei nykypäivänä maailmasta heti lopu.

Muista myös sisäinen tiedotus

Tiedotuksen tulee saavuttaa kaikki henkilöt organisaatiossa jo ennen kuin tiedotetaan yrityksen ulkopuolelle. Jokaisen organisaation jäsenen tulee tietää esimerkiksi meneillään olevista markkinointikampanjoista. On tärkeää, että viestintä yrityksen sisällä on kahdensuuntaista. Yrityksen johdon tulisi siis kuunnella myös työntekijöitään. Työntekijätasolta yritysjohto saa arvokkaita ajatuksia ja voi oppia uutta tuotteisiin, tuotekehitykseen ja palveluihin liittyen. Sisäisen tiedotuksen tehokkuuden ydin on toimivassa vuorovaikutuksessa.

Kuinka saada tiedote läpi mediassa?

Toimitukset saavat tiedotteita sähköposteihinsa jatkuvana virtana. Mieti siis jo tiedotteen lähetysvaiheessa mihin mediaan haluat viestisi saada läpi. Olisiko tiedotteenne kohderyhmänä vaikkapa taloustoimitukset? Tunnetko taloustoimituksista ketään? Jollei kontakteja ole valmiiksi, kysele verkostostasi nimiä tai lue netistä minkätyyppisiä juttuja toimittajat kirjoittavat. Mikäli aiheesi on paikallinen, lähetä se paikallismediaan.

Ole tiedotteessasi ytimekäs, kerro avainasiat, lisää perään yhteystiedot ja mahdollisesti hyvä printtiin tai webiin sopiva kuva. Mieti myös tiedotteen lähettämisajankohtaa. Se, onko tiedotteen lähettämisen jälkeen hyvä soittaa perään, jakaa toimittajien mielipiteet. Toimittajat ovat äärimmäisen tiukilla aikataulujen kanssa, kun toimituksessa deadlinet ovat paukkumaisillaan. Ota selvää toimitusten aikatauluista ja toimi niiden mukaan.

Kirjoita hyvää kieltä. Jos mahdollista, kirjoita tiedote sellaiseen muotoon, että tarvittaessa toimitus pystyy julkaisemaan sen sellaisenaan. On tietenkin kyseenalaista onko tämä hyvä toimitustapa toimittajalta, mutta edelleen viittaan toimitusten kiireeseen. Joskus hyvä tiedote on niin hyvä, että menee sellaisenaankin. Olen itse toiminut tiedottajan roolissa vuosia ja todistanut monen monta kertaa, että tiedotteita julkaistaan sanasta sanaan alkuperäisessä muodossaan, mitään muuttamatta.

Mikäli yrityksessä ei ole vankkaa tiedotuskokemusta, toimiva tapa on näyttää tiedote parille yrityksen ulkopuoliselle henkilölle ja pyytää kommentti tiedotteesta ennen sen lähettämistä medialle. Ennen kaikkea muista vastata kysymyksiin kuka-mitä-missä-milloin-miten-miksi.