Oletko järjestämässä yrityksellesi tapahtumaa? Sosiaalinen media on tapahtumamarkkinoinnissa tehokas ja edullinen kanava. Hyvä tapahtuma on elämys aina ensi markkinointikontaktista tapahtuman jälkeisiin tunnelmakuviin.

1. Tapahtumalle Facebook-sivu vai erillinen tapahtumasivu?

Markkinointi sosiaalisessa mediassa kannattaa aloittaa luomalla Facebookissa sivu tapahtumalle. Mikäli kyseessä on suurempi toistuva tapahtuma, voit luoda sille oman Facebook-yrityssivun. Jos tapahtuma taas on esimerkiksi yrityksen lanseeraustapahtuma tai koulutustilaisuus, kannattaa luoda mieluummin tapahtumasivu eli ”event page” jo olemassa olevan yrityssivun alle.

Yrityssivu ja tapahtumasivu toimivat hieman eri tavoin. Alla on listattu sivutyyppien etuja ja haasteita.

Tapahtumasivun edut ja haasteet:

+ Voit kutsua tapahtumaan kohdennetusti juuri ne henkilöt, joita kyseinen tapahtuma kiinnostaa.

+ Tapahtuman kaikki tiedot, kommentit, kuvat sekä julkaisut säilyvät kätevästi yhdessä paikassa.

+ Tapahtumista lähtee muistutus Facebookissa lähellä ajankohtaa ja löydät kiinnostavat tapahtumat Facebookin omasta tapahtumakalenterista.

+ Yleisö kommentoi ja jakaa omia kuvia yleensä helpommin tapahtumasivulla.

+ Yleisö näkee, ketkä muut ovat osallistumassa tapahtumaan.

+ Sivun analytiikka näkyy kätevästi tapahtuman yläkulmassa.

+ Olemassa olevasta tapahtumasta voi tehdä kätevästi kopion.

+ Tapahtumasivulla voi julkaista nykyään myös ajastetusti julkaisuja.

+ Mikäli tapahtumasi on toistuva, voit helposti kopioida uuden tapahtuman vanhan pohjalle.

– Tapahtumaan pitää kutsua ihmiset erikseen.

– Tapahtuman jälkeen tapahtumasivulla käy vain harvoin kävijöitä. 

– Tapahtumasivulla on rajoitetusti statistiikka tietoja.

Yrityssivun edut ja haasteet:

+ Jos olemassa olevalla yrityssivulla on paljon tykkääjiä, tapahtumajulkaisu tavoittaa nopeasti paljon ihmisiä.

+ Tapahtumasta jaetut kuvat jäävät paremmin talteen.

+ Jos toistuvalle tapahtumalle tehdään yrityssivu, tapahtumaan sitoutuneet tykkääjät pysyvät sivulla jopa vuodesta toiseen.

+ Tapahtuman markkinointi helpompaa jo olemassa oleville sivun tykkääjille ja seuraajille.

+ Yrityssivulla käytössä laajemmat analytiikka-työkalut

– Jos yrityssivulla on paljon muita kuin tapahtumaa koskevia julkaisuja, tapahtumajulkaisut eivät tavoita kävijöitä yhtä tehokkaasti.

– Yrityssivu ei yksinään toimi, jos yritys markkinoi sivulla monenlaisia erilaisia tapahtumia. Tällöin kannattaa luoda sivun alle aina erillinen tapahtumasivu.

Päätä etukäteen teetkö yritys- vai tapahtumasivun. Jos luot tapahtumallesi ensin tapahtumasivun ja päätätkin kesken kaiken poistaa sen ja luoda tapahtumasta sittenkin yrityssivun, tämä voi aiheuttaa hämmennystä osallistujissa. Kun poistat tapahtumasivun, lähettää Facebook tapahtumasivun osallistujille viestin tapahtuman perumisesta.

2. Kokoa samankaltaiset tapahtumat yhden tapahtumasivun alle

Jos järjestät lyhyen aikavälin sisällä useita samankaltaisia tapahtumia, jokaisesta tapahtumasta ei kannata välttämättä tehdä erillistä tapahtumasivua. Yhden sivun alle voi koota esimerkiksi samalla paikkakunnalla olevat koulutustilaisuudet tai samaa teemaa käsittelevät tapahtumat. Näin tapahtumasta kiinnostuneet näkevät myös muita häntä mahdollisesti kiinnostavia tapahtumia.

Tapahtumamarkkinointi - toistuminen

Yhden tapahtuman etuna on myös se, että samoja ihmisiä ei tarvitse kutsua useisiin erillisiin tapahtumiin. Huomaathan, että Facebookin tapahtumasivulla tapahtuman keston maksimipituus voi olla kaksi viikkoa. Jos esimerkiksi koulutustilaisuuksia on pidemmällä aikavälillä, täytyy tapahtuman ajankohtaa sekä kestoa käydä välillä muuttamassa.

Tapahtumamarkkinointi - aikataulu

Tapahtumamarkkinointi - aikataulutus

3. Mitä tietoja tapahtumasivulle?

Tapahtumasivun sisältöön kannattaa panostaa jo ennen kuin kutsut tapahtumaasi osallistujia. Tarkista, että ainakin seuraavat asiat ovat kunnossa:

– tapahtuman nimi, päivämäärä, kellonaika sekä tarvittaessa kesto

– kiinnostava tapahtumakuva

– tapahtumapaikka ja osoitetiedot

– ohjelma ja mahdolliset esiintyjät

– lipun hinta ja linkki lipunmyyntisivulle tai tieto, miten tilaisuuteen voi ilmoittautua

– linkki omille nettisivuille, josta löytyy tapahtumasta lisätietoa sekä järjestäjän yhteystiedot.

Tapahtuman otsikkoon eli nimeen kannattaa erityisesti kiinnittää huomiota. Esimerkiksi yrityksen lanseeraus- tai koulutustapahtumien nimeen kannattaa liittää myös yrityksen nimi, jotta tapahtuma löytyisi helpommin Facebookin hakukonetoiminnolla.

Tehokas markkinointikeino on luoda tapahtumasivulle visuaalisesti tehokas kansikuva. Kansikuvaan voi laittaa kuvan tapahtuman esiintyjästä/esiintyjistä tai kuvan edellisen vuoden tapahtumasta. Kansikuvaan voi myös laittaa halutessaan tapahtuman perusasiat, kuten logon, tapahtuman nimen ja päivämäärän. Mikäli haluat markkinoida tapahtumaa, varmistathan, että tekstiä on alle 20 prosenttia kuvan koosta.

Tapahtuman infoteksti kannattaa pitää tarpeeksi lyhyenä ja helppolukuisena. Lukijat kannattaa mieluummin ohjata omille nettisivuille lukemaan lisää tapahtumasta sekä esiintyjistä.

Voit myös valita avainsanoja tapahtumaasi, joiden avulla tapahtumaa voidaan suositella avainsanoista kiinnostuneille.

Tapahtumamarkkinointi-avainsanat

Pääsääntöisesti tapahtuma kannattaa luoda heti, kun tapahtumasta on olemassa tarpeeksi tietoa, kuten tapahtuman nimi ja päivämäärä. Tärkeintä on saada mahdollisimman ajoissa tieto tapahtumasta yleisön tietoon, lisätietoja tapahtumasta voidaan täydentää tarvittaessa myöhemmin. Tapahtumasivun voi myös ajoittaa julkaistavaksi myöhemmin haluttuna ajankohtana.

Tapahtumamarkkinointi - ajoita tapahtuman julkaisu

Mikäli tapahtumalla on useita järjestäjiä, kannattaa rinnakkaisjärjestäjät lisätä ylläpitäjiksi tapahtumaan. Näin saat näkyvyyden useammalle Facebookin yrityssivulle ja heidän seuraajilleen.

Tapahtumamarkkinointi - rinnankkaisjarjestaja

4. Luo tapahtumalle hashtag

Tapahtumalle kannattaa luoda etukäteen oma hashtag, joka voidaan liittää aina mukaan markkinointisisältöihin ja sosiaalisen median julkaisuihin eri kanavissa. Hashtagin avulla yleisö pääsee myös osallistumaan tapahtumaan ja sen avulla voidaan helposti löytää eri kanavissa tehdyt julkaisut. Esimerkiksi Twitterissä tapahtumaan liittyvää viestittelyä on haastava seurata, jos niitä ei voi kerätä yhden tunnisteen alle. Hashtag mahdollistaa myös viestien koostamisen esimerkiksi ”twiittiseinäksi” nettisivuille.

Hashtagin tulisi olla ainutlaatuinen, joten kannattaa tarkistaa etukäteen, ettei sama hashtag ole käytössä muussa yhteydessä. Yleisimmin hasgtagit ovat muotoa #tapahtumannimi tai #tapahtumannimi20XX. Kannattaa varoa, ettei hashtagista tule liian pitkä. Jos tapahtumalla on käytössä myös lyhennetty versio nimestä, kannattaa käyttää mieluummin sitä. Lyhyt versio toimii paremmin myös Twitterissä.

Usein kysytään kannattaako toistuvalle tapahtumalle luoda yksi hashtag vai kannattaako tehdä vuosittainen hashtag aina uudella vuosiluvulla. Molemmat ovat hyviä vaihtoehtoja ja riippuvat paljon tapahtumasta. Jos käytetään vuosilukua tapahtuman perässä, usein käyttäjät alkavat käyttää sekä yleistä tapahtuman hashtagia että vuosiluku-hastagia rinnakkain. Toisaalta jos tapahtuma on todella erilainen joka vuosi, käyttäjät aktivoituvat käyttämään nimenomaan vuosiluvun sisältävää hashtagia.

5. Analysointi

Facebookin tapahtumasivut ovat muuttuneet toiminnoiltaan viimeisten vuosien aikana valtavasti. Tapahtumasivujen statistiikka työkalut ovat kehittyneet ja näyttävät kehittyvät koko ajan aktiivisesti.

Tapahtumamarkkinointi _ tapahtuman tehokkuus

Palkin tavoitetut henkilöt-osio näyttää niiden yksittäisten ihmisten kokonaismäärän, joille on näytetty tapahtumaa koskevia tietoja. Vastattu-osio kertoo niiden ihmisten kokonaismäärän, jotka vastanneet tapahtumaasi merkinnällä ”kiinnostunut” tai ”osallistuu”. Lisäksi nähdään kuinka moni on klikannut Facebookin ulkopuoliselle lipunmyynti -sivustolle. Statistiikka tarjoaa myös tietoa tapahtumastasi kiinnostuneesta kohderyhmästä niin sukupuolen, iän kuin paikkakunnan osalta.

Tapahtumamarkkinointi - kohderyhmä statistiikka

Sosiaalisessa median kautta on mahdollistaa houkutella helposti ihmisiä osallistumaan tapahtumiin. Tapahtumasivun kautta osallistujat näkevät myös, ketkä muut ovat osallistumassa tapahtumaan, mikä voi houkutella lisää kävijöitä.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että tapahtumasivun osallistujamäärä ei kerro koko totuutta. Jotkut käyttäjät painavat tapahtuman ”kiinnostunut”- tai ”osallistuu”-nappia, vaikka eivät välttämättä ole osallistumassa tapahtumaan. Toisaalta kaikki eivät halua osallistua näkyvästi tapahtumaan ja jättävät painamatta nappia. Voit myös itse valita näkevätkö muut osallistujat osallistujaluetteloa. Näin osallistujien pieni tai iso määrä ei rajoita osallistujan päätöstä olla osallistumatta / osallistua tapahtumaan.

Tapahtumamarkkinointi -osallistujaluettelo

Tapahtumasivun kävijämäärän sekä kiinnostuksen tulisi luonnollisesti kasvaa tapahtuman lähestyessä. Sosiaalisen median kautta on mahdollista kasvattaa hypeä tapahtuman ympärille, lisätä tapahtuman tietoisuutta sekä käydä keskustelua osallistujien kanssa jo ennen tapahtumaa.

Artikkeli päivitetty 4.1.2019

Jos kuitenkin päätät ulkoistaa tapahtumasi markkinoinnin, pyydä tarjous. Olemme menestyksekkäästi markkinoineet useita kansainvälisiä ja suomalaisia tapahtumia.

 

Tarjouspyyntö tapahtuman markkinointiavusta